IT-proposals

IT-proposals

hoe schrijf je een proposal voor een informaticaproject ?

Lieven Smits

Inhoud


Doel van deze tekst

Deze pagina vult de EHSAL-brochure "Het schrijven van een projectproposal" [EHS] aan, ten behoeve van EHSAL-studenten die voor hun eindwerk als Handelsingenieur of Licentiaat Handelswetenschappen een informatica-project willen aannemen.

Indeling van de proposal

De standaardindeling van een projectproposal [EHS] luidt:

  1. projectdoel
  2. projectontwerp
  3. projectorganisatie
  4. projectbegroting

Voor een IT-project neemt deze indeling de volgende bijzondere vorm aan:

  1. projectdoel
  2. projectontwerp
  3. projectorganisatie
  4. projectbegroting

Inhoud van de proposal

1. projectdoel

1.1 doel van de opdrachtgever

Beschrijf in 30-100 woorden wat de opdrachtgever hoopt te bereiken dankzij het project. Dit is dus niet hetzelfde als het projectdoel, maar situeert zich één trapje hoger op de strategische ladder.

1.2 opdrachtformulering

Formuleer in 30-200 woorden het globale doel van het project. Wees zo precies mogelijk, zonder de bondigheid op te offeren. Dit is de doelstelling waarop jouw prestaties zullen worden afgerekend.

1.3 op te leveren producten en diensten

Een complete lijst, zonder uitvoerige beschrijving, van alle producten en diensten die het eindresultaat uitmaken van je inspanning. Voorbeelden van mogelijke producten die de opdrachtgever wil, zijn:

Producten kunnen dus ook papieren rapporten zijn.

Enkele voorbeelden van diensten zijn:

1.4 randvoorwaarden

Specifieke eisen van de opdrachtgever die jou zouden kunnen beletten, de korstste of eenvoudigste weg naar je eindresultaten te volgen. Bijvoorbeeld: geheimhouding, deadlines, gebruik van specifieke apparatuur of omgevingen, plaats van de werkzaamheden, ...

1.5 kritische succesfactoren

Dit is het creatieve deel van het hoofdstuk "projectdoel" ! Kritische succesfactoren zijn elementen waarvan jij vermoedt dat ze het verschil gaan maken tussen slagen en falen. Voorbeelden:

Of iets een kritische succesfactor is of niet, hangt af van de concrete situatie: jij moet als planner trachten in te schatten, wat de ergste risicos zijn voor je project. Vermeld één tot drie kritische succesfactoren in je proposal.

Een kritische succesfactor slaat de brug tussen doelstellingen en aanpak: in je aanpak zal je speciale aandacht besteden aan het realiseren van de kritische succesfactoren.

2. projectontwerp

2.1 aanpak

Dit is de centrale paragraaf van je proposal. Je moet uitmaken welke taken uitgevoerd moeten worden om het gestelde doel (en dus de beloofde producten en diensten) te bereiken. Het belangrijkste is de volledigheid van de takenlijst.

Een vaak gebruikte truuk om "gaten" in de planning te detecteren, is de activiteitenmatrix.

Een activiteitenmatrix is een tabel. De rijen worden gevormd door de verschillende fasen van het project. Een voorbeeld van een fasering luidt:

  1. analyse (wat wil ik bereiken ?)
  2. ontwerp (hoe zal ik dit doen ?)
  3. bouw (de eigelijke kernactiviteit: programmeren, typen, doceren, ...)
  4. test (het resultaat evalueren tegen analyse en ontwerp)

De kolommen van de tabel worden gevormd door (en genoemd naar) enerzijds de op te leveren producten en diensten (paragraaf 1.3), anderzijds de kritische succesfactoren (paragraaf 1.5).

Op het kruispunt van een kolom en een rij plaats je de activiteiten die nodig zijn in de gegeven fase van de realisatie van een product of de bewaking van een succesfactor. Lege vakken in de tabel kunnen bestaan, maar vragen toch even om je aandacht.

2.2 context

Voor wie en met wie ontwikkel je het project ? Wat is de doelgroep ? Wie zijn de partners ? In welke sector situeert zich het project ?

3. projectorganisatie

3.1 inrichting

Beschrijf de volgende aspecten van je project:

3.2 voorwaarden aan de opdrachtgever

De tegenhanger van paragraaf 1.4: dit zijn de voorwaarden waaraan de opdrachtgever moet voldoen opdat jij je opdracht tot een goed einde kan brengen.

3.3 voorwaarden aan de opdrachtnemer

Een nadere specificatie of detaillering van paragraaf 1.4. Kan wegvallen.

3.4 voorwaarden aan derden

Kan wegvallen. Pas op met het opleggen van voorwaarden aan mensen die niet onder het gezag van jou of je opdrachtgever vallen !

4. projectbegroting

4.1 takenbegroting

Voor elke taak uit paragraaf 2.1 schat je een bruto-inspanning in persoon-dagen (of persoon-uren). Ideaal ligt de schatting van iedere taak tussen 0.5 en 5 persoon-dagen (4-40 persoon-uren). Kortere taken zijn misschien het vermelden niet waard: je besteedt op den duur meer tijd aan het plannen dan aan het uitvoeren. Langere taken zijn misschien nog onvoldoende duidelijk: je moet ze eerst opsplitsen in deeltaken om een betere beheersing van je project mogelijk te maken.

4.2 personele en materiële resources

Gewenste profielen (en/of namen) van de projectmedewerkers; hoeveelheid arbeid die ze zullen leveren; tijdstip waarop ze die arbeid moeten leveren.

4.3 kalender

Een gedetailleerd Gantt-diagram [
Turb, hoofdstuk 11] van je project, met resource allocations en afhankelijkheden. Je kan wellicht gebruik maken van software om het tekenwerk te vereenvoudigen, bijvoorbeeld MS Project 4.0 (lokalen 5215 en 5219) of Intelligent Planner (lokaal 5215, voorste rijen).

4.4 financiën

Kan wegvallen. Eventuele financiële middelen die moeten vrijkomen: bedrag, tijdstip, wijze van beschikbaarheidsstelling.

Referenties


Geschiedenis van deze pagina