IT-proposals
IT-proposals
hoe schrijf je een proposal voor een informaticaproject ?
Lieven Smits
Inhoud
Deze pagina vult de EHSAL-brochure "Het schrijven van een projectproposal"
[EHS] aan,
ten behoeve van EHSAL-studenten die voor hun
eindwerk als Handelsingenieur of Licentiaat Handelswetenschappen een
informatica-project willen aannemen.
De standaardindeling van een projectproposal [EHS]
luidt:
- projectdoel
- projectontwerp
- hoe
- voor wie
- met wie
- waar
- aard
- projectorganisatie
- projectbegroting
- welke middelen
- hoeveel middelen
Voor een IT-project neemt deze indeling de volgende bijzondere vorm aan:
- projectdoel
- 1.1 doel van de opdrachtgever
- 1.2 opdrachtformulering
- 1.3 op te leveren producten en diensten
- 1.4 randvoorwaarden
- 1.5 kritische succesfactoren
- projectontwerp
- projectorganisatie
- 3.1 inrichting
- 3.2 voorwaarden aan de opdrachtgever
- 3.3 voorwaarden aan de opdrachtnemer
- 3.4 voorwaarden aan derden
- projectbegroting
- 4.1 takenbegroting
- 4.2 personele en materiële resources
- 4.3 kalender
- 4.4 financiën
1. projectdoel
1.1 doel van de opdrachtgever
Beschrijf in 30-100 woorden wat de opdrachtgever hoopt te
bereiken dankzij het project. Dit is dus niet
hetzelfde als het projectdoel, maar situeert zich één
trapje hoger op de strategische ladder.
1.2 opdrachtformulering
Formuleer in 30-200 woorden het globale doel van het project.
Wees zo precies mogelijk, zonder de bondigheid op te offeren.
Dit is de doelstelling waarop jouw prestaties zullen worden
afgerekend.
1.3 op te leveren producten en diensten
Een complete lijst, zonder uitvoerige beschrijving, van
alle producten en diensten die het eindresultaat uitmaken
van je inspanning. Voorbeelden van mogelijke
producten die de opdrachtgever wil, zijn:
- een stel computerprogramma's
- gebruikershandleiding
- beheershandleiding
- geïnstalleerde database met lege tabellen
- opgevulde database
- analyserapport met gegevens- en procesmodel
Producten kunnen dus ook papieren rapporten zijn.
Enkele voorbeelden van diensten zijn:
- 3 dagen gebruikersopleiding
- presentatie van een procesmodel voor de stuurgroep
- aanleg van een netwerk
1.4 randvoorwaarden
Specifieke eisen van de opdrachtgever die jou zouden kunnen
beletten, de korstste of eenvoudigste weg naar je eindresultaten
te volgen. Bijvoorbeeld: geheimhouding, deadlines,
gebruik van specifieke apparatuur of omgevingen,
plaats van de werkzaamheden, ...
1.5 kritische succesfactoren
Dit is het creatieve deel van het hoofdstuk "projectdoel" !
Kritische succesfactoren zijn elementen waarvan jij vermoedt dat
ze het verschil gaan maken tussen slagen en falen. Voorbeelden:
- betrokkenheid van de gebruikers bij het functioneel ontwerp
- vertrouwdheid van de programmeurs met het (nieuwe)
database management system
- bereikbaarheid van bepaalde druk bezette contactpersonen
- beschikbaarheid van een realistische testomgeving of realistische
testgegevens
Of iets een kritische succesfactor is of niet, hangt af van de concrete situatie:
jij moet als planner trachten in te schatten, wat de ergste risicos
zijn voor je project. Vermeld één tot drie kritische
succesfactoren in je proposal.
Een kritische succesfactor slaat de brug tussen doelstellingen
en aanpak: in je aanpak zal je speciale aandacht besteden aan
het realiseren van de kritische succesfactoren.
2. projectontwerp
2.1 aanpak
Dit is de centrale paragraaf van je proposal. Je moet uitmaken
welke taken uitgevoerd moeten worden om het gestelde doel (en dus
de beloofde producten en diensten) te bereiken. Het belangrijkste
is de volledigheid van de takenlijst.
Een vaak gebruikte truuk om "gaten" in de planning te detecteren,
is de activiteitenmatrix.
Een activiteitenmatrix is een tabel. De rijen worden gevormd door
de verschillende fasen van het project. Een voorbeeld van een
fasering luidt:
- analyse (wat wil ik bereiken ?)
- ontwerp (hoe zal ik dit doen ?)
- bouw (de eigelijke kernactiviteit: programmeren, typen,
doceren, ...)
- test (het resultaat evalueren tegen analyse en ontwerp)
De kolommen van de tabel worden gevormd door (en genoemd naar)
enerzijds de op te leveren producten en diensten (paragraaf 1.3),
anderzijds de kritische succesfactoren (paragraaf 1.5).
Op het kruispunt van een kolom en een rij plaats je de activiteiten
die nodig zijn in de gegeven fase van de realisatie van een product
of de bewaking van een succesfactor. Lege vakken in de tabel kunnen
bestaan, maar vragen toch even om je aandacht.
2.2 context
Voor wie en met wie ontwikkel je het project ? Wat is de doelgroep ?
Wie zijn de partners ? In welke sector situeert zich het project ?
3. projectorganisatie
3.1 inrichting
Beschrijf de volgende aspecten van je project:
- organisatie: wat is commandostructuur ? wie rapporteert aan wie ? is er
een stuurgroep ? als de organisatiestructuur ingewikkeld is,
kan je een organogram tekenen
- personeel (indien het geen ëënmansproject is):
hoe worden deelnemers
aan het project geselecteerd en/of opgeleid ?
- administratie: op welke wijze en hoe vaak breng je verslag uit ?
aan wie ?
- financiën: wie mag onkosten maken ? tot welk bedrag ? wie
keurt de uitgaven goed ?
- informatie: hoe wordt informatie over het project
(documentatie, rapporten, ...) beheerd ?
- technologie: welke materiële hulpmiddelen zijn nodig
voor het projectmanagement ?
3.2 voorwaarden aan de opdrachtgever
De tegenhanger van paragraaf 1.4: dit zijn de voorwaarden waaraan
de opdrachtgever moet voldoen opdat jij je opdracht tot een goed
einde kan brengen.
3.3 voorwaarden aan de opdrachtnemer
Een nadere specificatie of detaillering van paragraaf 1.4. Kan wegvallen.
3.4 voorwaarden aan derden
Kan wegvallen. Pas op met het opleggen van voorwaarden aan mensen
die niet onder het gezag van jou of je opdrachtgever vallen !
4. projectbegroting
4.1 takenbegroting
Voor elke taak uit paragraaf 2.1 schat je een bruto-inspanning
in persoon-dagen (of persoon-uren).
Ideaal ligt de schatting van iedere taak tussen
0.5 en 5 persoon-dagen (4-40 persoon-uren).
Kortere taken zijn misschien het vermelden
niet waard: je besteedt op den duur meer tijd aan het plannen dan
aan het uitvoeren. Langere taken zijn misschien nog onvoldoende
duidelijk: je moet ze eerst opsplitsen in deeltaken om een betere
beheersing van je project mogelijk te maken.
4.2 personele en materiële resources
Gewenste profielen (en/of namen) van de projectmedewerkers;
hoeveelheid arbeid die ze zullen leveren; tijdstip waarop ze
die arbeid moeten leveren.
4.3 kalender
Een gedetailleerd Gantt-diagram
[Turb, hoofdstuk 11]
van je project, met resource allocations
en afhankelijkheden. Je kan wellicht gebruik maken van software
om het tekenwerk te vereenvoudigen, bijvoorbeeld MS Project 4.0
(lokalen 5215 en 5219) of Intelligent Planner (lokaal 5215,
voorste rijen).
4.4 financiën
Kan wegvallen. Eventuele financiële middelen die moeten vrijkomen:
bedrag, tijdstip, wijze van beschikbaarheidsstelling.
- [EHS] (anoniem) "Het schrijven van een projectproposal,"
brochure EHSAL-cursusdienst
- [Turb]
Turban, Efraim, McLean, Ephraim en Wetherbe, James,
"Information Technology for Management - Improving Quality and Productivity,"
uitg. John Wiley and Sons 1996,
ISBN 0-471-58059-7,
EHSAL-bibliotheek UDC681.3:65 TURB, nr. BB8721, barcode 106105,
EHSAL-cursusdienst
- 27 jun 2002 verhuis naar www.ster.be
- 3 dec 1998 spelling
- 3 dec 1998 creatie